Ordini di acquisto per il magazzinoper QuickBooks
Dai all'ufficio acquisti un documento da seguire fino a ricevimento e fatturazione, mantenendo visibili consegne parziali e quantità ancora attese.
L'ordine fornitore come accordo verificabile
Per un'impresa che acquista a consegne frazionate, un totale in contabilità non descrive cosa debba ancora arrivare. Nell'ordine definisci articoli, quantità nell'unità di acquisto, prezzi e data prevista. La conferma fornisce una base condivisa tra chi tratta con il fornitore, chi riceve la merce e chi controlla la fattura.
Controllare consegne e fatture senza sovrapporle
Se arrivano solo alcuni colli, registra il ricevimento effettivo: il residuo resta visibile sull'ordine. Quando arriva la fattura, verifica il relativo avanzamento contabile separatamente. Una consegna completa può essere ancora da fatturare; una fattura ricevuta non prova che tutti i pezzi siano entrati. Le protezioni sui dati utilizzati aiutano a non riscrivere l'accordo dopo l'esecuzione.
Cosa sapere prima di iniziare
L'ordine non carica il magazzino e non prova l'esistenza di una fattura fornitore. Ricevi la merce e registra il documento contabile nei rispettivi flussi.
Domande pratiche
Come vedo ciò che il fornitore deve ancora consegnare?
Confronta quantità ricevute e aperte dell'ordine, basate sui ricevimenti collegati. Non dedurle dal solo importo della fattura.
L'ordine confermato è ancora modificabile liberamente?
No. Esistono vincoli sulla testata confermata e sulle righe già utilizzate. Le variazioni devono rispettare il lavoro già eseguito.
Prosegui il flusso di lavoro
Ricevimento merci
Registra le quantità in arrivo con ordine, magazzino, ubicazione e tracciabilità corretti, mantenendo distinto il ricevimento fisico dalla fattura fornitore.
Fatture fornitori e spese
Registra i documenti dei fornitori con anagrafica, date, conti e imposte corretti, tramite moduli o flussi supportati di elaborazione AI.
Fabbisogni e pianificazione delle scorte
Confronta scorte, fabbisogni di vendita e produzione, acquisti attesi e scorte di sicurezza per individuare i prodotti da acquistare o produrre.