Conservazione Sostitutiva con QuickBooks Online
FOR:LEDGER gestisce la conservazione sostitutiva (conservazione a norma) delle fatture elettroniche emesse e ricevute tramite QuickBooks Online. Tutti i documenti fiscali vengono archiviati digitalmente per 10 anni nel rispetto delle normative AgID e del Codice dell'Amministrazione Digitale, garantendo validità legale, integrità e reperibilità nel tempo.
Funzionalità della Conservazione Sostitutiva
Archiviazione Automatica
Ogni fattura elettronica emessa o ricevuta tramite FOR:LEDGER viene automaticamente inviata al sistema di conservazione a norma, senza intervento manuale da parte dell'utente.
Conservazione Decennale
I documenti fiscali vengono conservati per 10 anni come previsto dalla normativa italiana, con garanzia di integrità, autenticità e leggibilità per l'intero periodo.
Conformità AgID
Il sistema di conservazione è conforme alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e al Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).
Firma Digitale e Marca Temporale
Ogni pacchetto di archiviazione viene sigillato con firma digitale e marca temporale qualificata, garantendo l'opponibilità a terzi e il valore probatorio del documento.
Ricerca e Consultazione
Accesso immediato all'archivio digitale con ricerca per data, numero fattura, fornitore o cliente. I documenti conservati sono sempre disponibili per verifiche fiscali e audit.
Integrazione con SDI
I documenti transitati dal Sistema di Interscambio vengono archiviati completi di ricevute di consegna, notifiche di scarto e attestazioni di avvenuta trasmissione.
Come funziona la conservazione sostitutiva con FOR:LEDGER
La conservazione sostitutiva (oggi più correttamente definita «conservazione a norma» o «conservazione digitale») è l'obbligo previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale per tutti i soggetti che emettono o ricevono fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio. FOR:LEDGER automatizza completamente questo processo: ogni fattura XML transitata — sia in emissione che in ricezione — viene inviata al servizio di conservazione certificato senza alcuna azione manuale.
Il sistema archivia non solo il file XML della fattura, ma anche tutti i metadati associati: ricevute SDI, notifiche di esito, PDF di cortesia e allegati. In questo modo, l'intero ciclo di vita del documento fiscale è conservato in un unico repository conforme, consultabile in qualsiasi momento direttamente dall'interfaccia di FOR:LEDGER.
Obblighi normativi e vantaggi della conservazione digitale
La normativa italiana impone la conservazione delle fatture elettroniche per un minimo di 10 anni dalla data di emissione. L'Agenzia delle Entrate conserva i file XML sul portale Fatture e Corrispettivi, ma questa conservazione ha limitazioni: non copre gli allegati, non garantisce la conformità AgID e potrebbe non essere sufficiente in caso di contenzioso. Affidarsi a un sistema di conservazione a norma dedicato offre una protezione legale completa.
Con FOR:LEDGER, la conservazione è inclusa nel servizio e non richiede contratti separati con conservatori accreditati. I documenti vengono organizzati in pacchetti di archiviazione (PdA) conformi alle specifiche tecniche AgID, firmati digitalmente e dotati di marca temporale. Questo garantisce l'immodificabilità, l'integrità e la validità legale dei documenti per l'intero periodo di conservazione obbligatoria.
FAQ
La conservazione sostitutiva è obbligatoria per chi usa la fatturazione elettronica?
Sì, tutti i soggetti che emettono o ricevono fatture elettroniche tramite SDI sono obbligati alla conservazione a norma per almeno 10 anni. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio base, ma un sistema dedicato garantisce conformità AgID completa e maggiore protezione legale.
FOR:LEDGER conserva anche le fatture ricevute oltre a quelle emesse?
Sì, sia le fatture attive (emesse) che passive (ricevute) vengono automaticamente inviate al sistema di conservazione a norma, complete di tutti i metadati e le ricevute SDI associate.
Posso accedere ai documenti conservati in qualsiasi momento?
Assolutamente. L'archivio digitale è consultabile direttamente dall'interfaccia di FOR:LEDGER con funzioni di ricerca avanzata. I documenti possono essere scaricati in formato originale XML o PDF in qualsiasi momento.
Cosa succede ai documenti conservati se cambio software gestionale?
I documenti conservati a norma restano nel sistema di conservazione per l'intero periodo decennale, indipendentemente dal software gestionale utilizzato. In caso di migrazione, è possibile richiedere l'esportazione dell'intero archivio.