Il tuo contabile AI che lavora 24 ore su 24
Koaila non aspetta le tue domande: monitora attivamente la tua contabilità su QuickBooks Online 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Rileva anomalie, elabora documenti ricevuti automaticamente, invia allerte WhatsApp quando qualcosa richiede attenzione e completa attività ripetitive senza intervento umano. Un agente AI proattivo che trasforma la gestione contabile da reattiva a preventiva.
Funzionalità dell'Agente Proattivo
Monitoraggio Heartbeat Continuo
Koaila esegue cicli di monitoraggio automatici (heartbeat) che analizzano lo stato della contabilità: verifica la sincronizzazione con QuickBooks, controlla le scadenze, rileva fatture non pagate e identifica anomalie nei dati contabili.
Allerte WhatsApp in Tempo Reale
Quando Koaila rileva qualcosa che richiede attenzione — una fattura scaduta, un'anomalia contabile, un documento da verificare — invia un messaggio WhatsApp al responsabile con tutti i dettagli e le azioni suggerite.
Elaborazione Documenti Automatica
Fatture, ricevute e documenti ricevuti via email o caricati nel sistema vengono elaborati automaticamente da Koaila: estrae i dati, li classifica, crea la registrazione contabile su QuickBooks e archivia il documento, il tutto senza intervento umano.
Rilevamento Anomalie Intelligente
L'AI analizza continuamente i pattern contabili e segnala le anomalie: importi insoliti, duplicati sospetti, fatture senza allegato, disallineamenti tra fatture e pagamenti, e scostamenti significativi rispetto ai periodi precedenti.
Automazione Attività Ripetitive
Koaila automatizza le attività contabili ricorrenti: riconciliazione pagamenti, categorizzazione delle transazioni bancarie, aggiornamento degli stati delle fatture elettroniche e generazione dei registri IVA periodici.
Report Proattivi e Insight
L'agente genera report e insight senza che tu li chieda: riepilogo settimanale dello stato della contabilità, avvisi sulle scadenze fiscali imminenti, analisi del flusso di cassa e suggerimenti per ottimizzare la gestione finanziaria.
Come funziona l'Agente Proattivo Koaila
Koaila opera in modalità heartbeat: cicli automatici di monitoraggio che si attivano periodicamente per analizzare lo stato della tua contabilità su QuickBooks Online. Ogni ciclo comprende una serie di verifiche configurabili: controllo della sincronizzazione dei dati, analisi delle fatture in scadenza o scadute, verifica dello stato delle fatture elettroniche inviate al SDI, e rilevamento di nuovi documenti da elaborare.
Quando il heartbeat rileva qualcosa che richiede attenzione, Koaila agisce in modo autonomo: per le attività di routine — come l'elaborazione di una fattura ricevuta o l'aggiornamento dello stato di una fattura elettronica — esegue l'azione automaticamente e ti invia una notifica di conferma su WhatsApp. Per le situazioni che richiedono una decisione umana — come un pagamento sospetto o un'anomalia contabile — Koaila ti invia un'allerta dettagliata con il contesto completo e le opzioni disponibili, permettendoti di rispondere direttamente dalla chat WhatsApp.
Dall'assistente reattivo all'agente proattivo
La maggior parte degli assistenti AI contabili aspetta che tu faccia una domanda. Koaila ribalta il paradigma: è un agente proattivo che lavora per te anche quando non stai pensando alla contabilità. Durante la notte verifica che tutte le fatture elettroniche siano state consegnate, la mattina ti avvisa su WhatsApp delle scadenze della giornata, nel weekend elabora i documenti ricevuti via email durante la settimana.
L'intelligenza proattiva di Koaila si basa sulla conoscenza profonda della tua azienda: impara le tue abitudini contabili, conosce i tuoi fornitori e clienti ricorrenti, sa quali sono le scadenze fiscali rilevanti per la tua configurazione (IVA mensile o trimestrale, F24, dichiarazioni). Ogni ciclo di heartbeat è personalizzato: le verifiche, le soglie di allerta e i canali di notifica sono configurabili per adattarsi al tuo modo di lavorare. Il risultato è un contabile AI che anticipa i problemi invece di limitarsi a rispondere alle domande.
FAQ
Come funzionano le notifiche WhatsApp di Koaila?
Koaila invia messaggi WhatsApp al numero configurato nelle impostazioni aziendali. Le notifiche includono allerte per anomalie, conferme di elaborazione documenti e promemoria scadenze. Puoi rispondere direttamente ai messaggi WhatsApp per dare istruzioni a Koaila — ad esempio approvare la registrazione di una fattura o chiedere maggiori dettagli.
Posso controllare cosa fa l'agente proattivo in autonomia?
Sì, il livello di autonomia di Koaila è completamente configurabile. Puoi scegliere quali attività può eseguire automaticamente (es. elaborazione documenti, aggiornamento stati) e quali richiedono la tua approvazione. Ogni azione automatica viene comunque registrata e notificata per garantire piena visibilità.
L'agente proattivo funziona anche senza la fatturazione elettronica?
Sì, l'agente proattivo è indipendente dal modulo di fatturazione elettronica. Le funzionalità di heartbeat includono monitoraggio scadenze, elaborazione documenti, rilevamento anomalie e automazione contabile che funzionano con qualsiasi configurazione di QuickBooks Online, anche senza l'e-invoicing attivo.
Con quale frequenza Koaila esegue i controlli?
La frequenza del heartbeat è configurabile: da ogni ora a una volta al giorno, a seconda delle esigenze. Per le aziende con volumi elevati di documenti e transazioni, si consiglia un heartbeat ogni 2-4 ore. L'elaborazione dei documenti ricevuti via email avviene in tempo reale, indipendentemente dalla frequenza del heartbeat.